辦公室裝修項(xiàng)目管理的注意事項(xiàng)

每一次談起辦公室裝修，許多行政管理人員都會(huì)感覺到壓力山大，為什么別人家的裝修總是井然有序，看上去很輕松，為什么別人家的管理人員聽到裝修消息時(shí)一點(diǎn)也不慌張？為什么別人家的裝修卻很少撕破臉？因?yàn)閯e人家行政就是把裝修單獨(dú)拿出來做項(xiàng)目管理，不是摸著石頭過河，能做到哪就做到哪。辦公室裝修本身是一個(gè)或大或小的工程事件，辦公室裝修做得怎么樣？能否處理好突發(fā)事件，是你工作能力的重要體現(xiàn)。下面小編和朋友們分享一些辦公室裝修項(xiàng)目管理的注意事項(xiàng)，希望能幫助大家。

1、項(xiàng)目啟動(dòng)期需要做哪些準(zhǔn)備？

在管理局接到裝修工程任務(wù)之前，不要著急，先從以下幾件事做起，有條不紊：

需求收集和確認(rèn)：在裝修項(xiàng)目開始前，行政部需要充分了解公司管理層和部門對(duì)新辦公環(huán)境的期望和需求。比如不同部門的工作特點(diǎn)，銷售和客服部門打來的電話和電話比較多，容易影響其他部門的辦公等。在收集需求的同時(shí)，成立項(xiàng)目組，主要成員為行政、it、財(cái)務(wù)、采購(有資質(zhì)的企業(yè)也有基礎(chǔ)設(shè)施團(tuán)隊(duì))和法務(wù)，同時(shí)確定團(tuán)隊(duì)成員之間的分工。項(xiàng)目組成員確認(rèn)后，需要在第一時(shí)間制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，每個(gè)節(jié)點(diǎn)需要確認(rèn)負(fù)責(zé)人；

盡量確定內(nèi)部預(yù)算：在處理辦公室裝修時(shí)，很多企業(yè)的老板可能不會(huì)先給出預(yù)算范圍和限制，而是在提交了幾家裝修供應(yīng)商的設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后，瘋狂削減預(yù)算，讓行政花5W預(yù)算裝修50W效果，往往會(huì)消耗行政和供應(yīng)商的大量精力，增加談判的內(nèi)耗。在完成項(xiàng)目預(yù)算編制的同時(shí)，需要對(duì)預(yù)算采購項(xiàng)目進(jìn)行分解，確定實(shí)際后續(xù)負(fù)責(zé)人，定期收集采購信息，用于后續(xù)實(shí)際對(duì)比；

篩選裝修供應(yīng)商：辦公室裝修離不開供應(yīng)商的參與。在裝修工作初期，根據(jù)公司裝修情況，行政需要同時(shí)篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)咨詢公司、施工承包商、IT、裝修保潔、綠化種植、消防申請(qǐng)審核等服務(wù)供應(yīng)商。還需要與物業(yè)公司充分溝通，仔細(xì)確認(rèn)物業(yè)管理要求的細(xì)節(jié)，以便在投標(biāo)過程中提前通知供應(yīng)商；

全程采購管理：裝修工作會(huì)涉及大量的采購工作。一般需要單獨(dú)成立采購團(tuán)隊(duì)，申請(qǐng)資金支持渠道，確定項(xiàng)目采購規(guī)則，審核付款流程，保持效率節(jié)奏。注意購買有定制周期的，比如家具。只有在前期確定改造項(xiàng)目的總體和詳細(xì)要求，制定項(xiàng)目開發(fā)的總體進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能方便地進(jìn)行后續(xù)的設(shè)計(jì)、施工、結(jié)算等工作。

2、項(xiàng)目進(jìn)行到一半，行政會(huì)遇到哪些坑？

不管前期準(zhǔn)備的多么充分，項(xiàng)目啟動(dòng)后，很容易出現(xiàn)一些突發(fā)事件。這些坑都有自己的特點(diǎn)，不同城市、不同行業(yè)、不同發(fā)展階段的企業(yè)在辦公裝修過程中都會(huì)出現(xiàn)各種問題。然而以下幾點(diǎn)是需要關(guān)注的，所有行政都應(yīng)該高度緊張：

消防申報(bào)驗(yàn)收：只要辦公裝修的消防申報(bào)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)在申報(bào)過程、注意事項(xiàng)、消防驗(yàn)收中出現(xiàn)問題，工程時(shí)間就會(huì)被延誤。目前比較高效的解決辦法是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或者物業(yè)、第三方消防工程公司一般代理。

強(qiáng)弱電：裝修時(shí)需要評(píng)估辦公配套設(shè)施的強(qiáng)電弱電電壓輸送現(xiàn)狀是否能滿足自己的需求。高電流改造線的成本要看實(shí)際辦公樓情況，但可以大也可以小。

施工時(shí)間：企業(yè)行政一般對(duì)辦公裝修工程的時(shí)間有嚴(yán)格的要求，但不同的建筑對(duì)裝修時(shí)間有不同的規(guī)定。如有特殊情況，需提前納入整個(gè)改造工程的時(shí)間管理。

多方對(duì)接：設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，責(zé)任到人。除了這些影響較大的“坑”，裝修中期還容易出現(xiàn)資金結(jié)算不足、工程施工延期、中期分期驗(yàn)收等細(xì)節(jié)坑。期間行政可以提前發(fā)現(xiàn)問題，解決后期的連帶問題！

3、項(xiàng)目后期行政應(yīng)該怎么做？

辦公室裝修后期，驗(yàn)收結(jié)算是最后一關(guān)，驗(yàn)收貫穿于裝修的全過程，最后的收尾工作只是一個(gè)結(jié)束。其中要特別注意的是，前期裝修質(zhì)量要通過合同鎖定，后期驗(yàn)收才能順利盈利。合同是確保項(xiàng)目執(zhí)行和實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)。在改造項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上，提前與改造分包商溝通并細(xì)化合同執(zhí)行過程中容易產(chǎn)生爭(zhēng)議的條款，明確合同條款，通過合同條款明確并鎖定項(xiàng)目工期、質(zhì)量、成本、驗(yàn)收等內(nèi)容，確保項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有證據(jù)可循。

4、入駐的搬遷注意事項(xiàng)

完工后進(jìn)行檢查和綜合調(diào)試，最后驗(yàn)收整改。改造工程結(jié)束后，通過各種方式進(jìn)行空氣處理，保證最佳的空氣質(zhì)量，并開始搬遷準(zhǔn)備工作。服務(wù)人員應(yīng)與各部門溝通，確保順利搬遷，提前與供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議，及時(shí)制定裝修響應(yīng)計(jì)劃，做好員工培訓(xùn)和信息宣傳。在搬遷過程中，有經(jīng)驗(yàn)的管理員會(huì)知道，搬遷意味著大量舊家具閑置。如果能充分利用原有家具，整體更新家具采購計(jì)劃，可以在后期軟裝配置改造中補(bǔ)貼一定的費(fèi)用，節(jié)省一定程度的費(fèi)用。

辦公室裝修對(duì)企業(yè)來說是一筆很大的成本投入，通過專業(yè)的項(xiàng)目管理能力，行政部門可以有效保證進(jìn)度，解決可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，有效控制項(xiàng)目實(shí)施過程中的突發(fā)事件，使辦公室裝修保質(zhì)保量按期完成。