行政做好這些，老板再也不用擔(dān)心公司裝修了

提到公司裝修，很多行政星人都會(huì)瞬間感到頭皮發(fā)麻......為什么別人家的公司裝修井井有條，看起來(lái)很輕松？為什么別的公司裝修很少差錯(cuò)？公司辦公室裝修本身就是一件可大可小的工程事件。

大型企業(yè)裝修時(shí)行政部門(mén)一般會(huì)設(shè)有基建工程部，中小企業(yè)CEO往往也會(huì)親自參與把控裝修項(xiàng)目。作為大多數(shù)行政人都會(huì)參與的職業(yè)經(jīng)歷之一，辦公室裝修做的怎么樣？對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)熟不熟悉？能不能處理好突發(fā)事件，都是工作能力的重要體現(xiàn)。

1、公司裝修項(xiàng)目啟動(dòng)期，要做哪些準(zhǔn)備工作？

裝修項(xiàng)目啟動(dòng)前，行政部需要充分了解公司管理層與各部門(mén)對(duì)新辦公環(huán)境的期待和需求。收集企業(yè)需求，成立項(xiàng)目組，主要成員有：行政、IT、財(cái)務(wù)、采購(gòu)、法務(wù)等，并同步確認(rèn)小組成員各自分工。項(xiàng)目小組成員接受任務(wù)后，需第一時(shí)間制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)責(zé)任人；

篩選裝修公司及供應(yīng)商，辦公室裝修離不開(kāi)裝修公司的參與，其中在裝修工作開(kāi)始階段，根據(jù)公司裝修情況，行政需要同步篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)顧問(wèn)公司、施工承包方、裝修保潔、綠植、消防報(bào)審等服務(wù)供應(yīng)商。一定要與物業(yè)公司做好充分溝通，將物業(yè)管理要求細(xì)節(jié)確認(rèn)仔細(xì)，以便在供應(yīng)商招標(biāo)過(guò)程中提前告知；

全程采購(gòu)管理，如果不是全包，裝修工作會(huì)涉及大量的采購(gòu)工作，一般情況下需要單獨(dú)組采購(gòu)team，并且申請(qǐng)財(cái)務(wù)支持通道，確定項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)則與審核付款流程，保持效率節(jié)奏。

2、公司裝修項(xiàng)目中期，要注意避免哪些坑？

無(wú)論做了多萬(wàn)全的準(zhǔn)備，項(xiàng)目開(kāi)工之后，還是會(huì)出現(xiàn)一些無(wú)法預(yù)料的突發(fā)事件，這些坑各具特色，以下是業(yè)內(nèi)最受矚目的一些坑：

（1）強(qiáng)電弱電：裝修時(shí)，一定要評(píng)估辦公室配套設(shè)施的強(qiáng)電弱電電壓交付現(xiàn)狀是否滿(mǎn)足自己的需要，強(qiáng)電改造線(xiàn)路成本根據(jù)實(shí)際辦公樓狀況而定，可大可小。

（2）消防申報(bào)與驗(yàn)收：辦公室裝修的消防申報(bào)與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)審流程、注意事項(xiàng)、消防驗(yàn)收，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都將延遲項(xiàng)目時(shí)間。目前相對(duì)有效率的解決辦法是一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè)、第三方消防工程公司代辦。

除了這些影響較大的“坑”，在裝修中期還容易出現(xiàn)，資金結(jié)算不到位，延遲項(xiàng)目施工的情況，如若行政在此期間可以提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，預(yù)警項(xiàng)目延期，可以有效保障項(xiàng)目如期進(jìn)行哦~

溫馨提示：若項(xiàng)目下工作大部分在如期進(jìn)行中，那么只要按流程正常跟進(jìn)即可；若項(xiàng)目時(shí)間過(guò)半，項(xiàng)目下任務(wù)完成率仍較低，各成員負(fù)責(zé)任務(wù)大多都未完成，此時(shí)就要及時(shí)介入，提前了解障礙點(diǎn)，盡早搞定！

3、公司裝修項(xiàng)目后期，行政需要做些什么？

在辦公室裝修后期，驗(yàn)收和入駐是最后一關(guān)。

（1）驗(yàn)收：前期的裝修質(zhì)量要通過(guò)合同進(jìn)行鎖定，項(xiàng)目經(jīng)理在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上，提前與裝修分包商就合同執(zhí)行時(shí)易出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)的條款進(jìn)行溝通和細(xì)化，通過(guò)合同條款將項(xiàng)目工期、質(zhì)量、成本、驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行明確與鎖定，保障項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有據(jù)可依。

（2）入駐：工程結(jié)束后，通過(guò)多種方式進(jìn)行空氣治理確保最優(yōu)空氣質(zhì)量，開(kāi)始搬遷準(zhǔn)備工作，服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門(mén)的內(nèi)部溝通，確保順利搬遷。有經(jīng)驗(yàn)的行政都知道，搬遷意味著有一大批舊家具將閑置，如果能充分利用原有家具，便可節(jié)約一定程度的開(kāi)支。

公司辦公室裝修對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一次大成本的投入。老板一定會(huì)實(shí)時(shí)關(guān)注，項(xiàng)目執(zhí)行的進(jìn)展，此時(shí)我們的行政負(fù)責(zé)人，只需按期更新項(xiàng)目進(jìn)度，向boss定期匯報(bào)即可，除此之外，因項(xiàng)目下的信息全公開(kāi)，不僅成員可以互相了解彼此的工作進(jìn)度，boss也可以查看到所有工作情況。行政做好這些，老板再也不用擔(dān)心公司裝修了。行政MM通過(guò)專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理能力+得力的工具管控預(yù)警可能出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有效應(yīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的突發(fā)事件，使得公司裝修按期、保質(zhì)、保量完成，不僅是一次亮眼的企業(yè)績(jī)效，也是職業(yè)生涯中重要經(jīng)驗(yàn)。